Studiu de caz: Drumul de la echipa la o echipa inalt performanta

04 Sep 2013

Pentru orice manager, un aspect esential al succesului sau profesional il reprezinta performanta echipei pe care o conduce. Leadership-ul este abilitatea de a forma si de a mentine o echipa care sa produca rezultatele dorite. Aceste rezultate tin de capacitatea liderului de a se asigura ca exista in cadrul echipei proportia adecvata de roluri informale care sa sustina atingerea obiectivelor dorite, de a gestiona comportamentele exagerate care pot aparea in situatii de presiune si de a atrage si retine oamenii care au valorile potrivite culturii dorite.

In acest context, am derulat de curand un program de eficientizare a lucrului intr-o echipa de top management dintr-o companie multinationala din sectorul BPO.

Obiectivele programului au fost:

• Intelegerea rolurilor informale pe care le au membrii echipei si cum sunt acestea echilibrate ca proportie
• Ce puncte forte si ce frane are echipa   
• Care sunt ancorele valorice comune, acele credinte, idealuri care au semnificatie pentru toti membrii echipei  si care asigura alinierea la strategia de business si la cultura companiei?

Proiectul a constat in cativa pasi:

1. Identificarea la nivel personal a aspectelor care faciliteaza sau franeaza performanta fiecarui manager

2. Sesiuni de feedback de dezvoltare urmate de stabilirea unui plan de dezvoltare personal si de coahing individual

3. Identificarea profilului de echipa pe 3 directii:

• Rolurile informale in echipa (orientare spre rezultate, orientarea spre relatii, orientarea spre inovatie, orientarea spre procese, orientarea spre pragmatism si implementare)
• Comportamente ineficiente in echipa care apar cu precadere in momente de presiune, stres si oboseala si care stau la radacina multor relatii conflictuale
• Cultura echipei: valori impartasite de membrii echipei

4. Workshop cu echipa pentru prezentarea rezultatelor si a facilitarii construirii planului  de dezvoltare la nivel de echipa

5. Coaching de echipa pentru facilitarea schimbarii

Identificarea profilului de echipa a fost considerat un instrument valoros pentru managerul echipei pentru ca i-a oferit intr-o maniera structurata informatii valoroase despre maniera in care trebuie sa gestioneze echipa ca tot, dar si fiecare individualitate luata separat, precum si pentru membrii echipei pentru ca au inteles ce aduce fiecare la nivel de intreg, ce impact negativ au propriile comportamente exagerate si necenzurate si care sunt valorile in care crede majoritatea.

Profilul de echipa rezultat a identificat cele 5 roluri in echipa si proportia acestora:

• Orientarea spre rezultat:  37% din membrii echipei ocupa acest rol, ceea ce inseamna ca echipa are capacitatea de a se organiza eficient spre obtinerea de rezultate.
• Orientarea spre relatii: 37% din membrii echipei ocupa acest rol, ceea ce inseamna ca echipa este preocupata de atmosfera din cadrul acesteia si din echipele din subordine. Echipa este pozitiva si conectata la a intelege sentimentele celorlalti si este preocupata de a crea si mentine relatii de coeziune.
• Orientarea spre procese: 25% din membrii echipei ocupa acest rol, ceea ce inseamna ca echipa este atenta la implementare, la detaliile de executie, la a utiliza procese si sisteme pentru a atinge obiectivele, la a respecta procedurile si structura. 
• Orientarea spre inovatie: 12% din membrii echipei ocupa acest rol, ceea ce inseamna ca echipa este reticenta fata de schimbare si produce mai greu idei inovatoare si solutii creative.     
• Orientarea spre pragmatism: 87% din membrii echipei ocupa acest rol, ceea ce inseamna ca echipa este orientata spre a evalua realist si pragmatic ideile si propunerile. Echipa crede in solutii pragmatice fundamentate in realitate.

La nivel de comportamente exagerate ce apar in mod frecvent si intr-o proportie mare in echipa, evaluarea a identificat doua astfel de tendinte disfunctionale: melodrama si precautia/evitarea.

Melodrama - Se refera la tendinta unei persoane de a se astepta sa fie vazuta de ceilalti ca fiind talentata si interesanta, de a ignora cerintele celor din jur si de a deveni foarte ocupata in conditii de presiune.

Precautie - Se refera la tendinta unei persoane de a fi excesiv de preocupata de a nu face greseli sau a se simti jenata in fata celorlalti, de a-si lua apararea si a deveni conservatoare in conditii de presiune.

Cateva sugestii pe care consultantii HART Consulting le-au oferit in acest context echipei au fost:

• Concentrati-va pe esential in situatii de presiune pentru a putea livra ceea ce trebuie
• Pastrati prioritatile clare si respingeti impulsul de a va lasa absorbiti in proiecte incitante, dar cu valoare mica   
• Ascultati-i pe cei care pun accent pe substanta si eficienta si care livreaza in deadline-urile promise
• Legati recompensele de livrarea rezultatelor 
• Nu va mai faceti griji legat de ceea ce ar putea merge prost 
• Incurajati-i pe ceilalti sa isi asume riscuri si sa fie mai atenti la oportunitati 
• Invatati sa vedeti greselile ca pe oportunitati de imbunatatire
• Stabiliti limite de timp pentru procesul decizional
• Restrangeti numarul de intalniri pentru a asigura eficienta 

Impactul acestor comportamente exagerate comune, ce apar in situatii de presiune, a fost constientizat si de catre participantii la programul de dezvoltare ca fiind sursa franelor in procesele decizionale eficiente si in livrarea in termene a proiectelor.

Cel mai interesant aspect a fost legat de zona de valori, unde am identificat o singura ancora in aceasta echipa din cele 10 posibile si anume “puterea”, valorizarea succesului, a unui mediu de lucru competitiv si a performantei inalte.

Echipa de top management are ca motor motivational dorinta de a reusi, de a fi cea mai buna si mereu pe locul intai. Acelasi spirit il disemineaza si in echipele din subordine, eroii organizationali fiind cei care livreaza rezultate inalte si sunt competitivi.

In rest, seturile de credinte si de valori sunt diferite, ceea ce face ca echipa sa aiba si o serie de tensiuni interne. Constientizarea mecanismelor motivationale ale fiecaruia au dus la o mai profunda intelegere intre membrii echipei si la o comunicare mai eficienta.

Intr-un context economic volatil, concentrarea pe formarea si dezvoltarea unei echipe eficiente si inalt performante devine cheia succesului pe termen lung, pentru ca diferenta dintre o companie profitabila si una care incearca sa supravietuiasca este data de oameni.

Madalina Balan
Managing Partner
HART Consulting

Un material publicat in Revista Cariere